• You don't need to leave Polaris to send proposals OR to get on-site signatures via DocuSign.
• Using DocuSign is expected for every single proposal that we send out -- including on-site additions or changes that happen during the event.

Démarrer avec DocuSign

DocuSign est la principale plateforme d'envoi et de réception de signatures électroniques. Encore s'est associé à DocuSign pour intégrer cette fonctionnalité dans Polaris. L'envoi de devis via DocuSign est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir des signatures avant le début de l'événement et pour tous les ajouts sur place.

Dans cet article, vous apprendrez les bases sur l'envoi de devis avec DocuSign via Polaris.

Ce que vous devez savoir

Voici quelques informations à savoir sur DocuSign.

•       Vous n'avez pas besoin de quitter l'application Polaris pour transmettre des devis OU pour obtenir des signatures sur place via DocuSign.

•       L'utilisation de DocuSign est prévue pour chacun des devis que nous envoyons, y compris les ajouts ou les modifications effectués sur le site pendant l'événement.

Activer votre compte

Il se peut que vous ayez déjà eu un compte dans DocuSign ou que vous soyez connecté via un compte personnel. Assurez-vous de vous déconnecter complètement. 

L'activation de votre compte DocuSign est la toute première étape pour l’utilisation de DocuSign dans Polaris.  Vous avez reçu un courrier électronique de DocuSign vous invitant à activer votre compte. Suivez les liens pour devenir un utilisateur actif.

Comment transmettre un devis

L'envoi d’un devis via DocuSign se fait en quelques étapes simples et rapides. Nous allons passer en revue les étapes de base et expliquer la fonction de chaque champ.

1.   Ouvrez une commande client.

2.   Cliquez sur "Télécharger un devis" (Download).

      Vous devez absolument télécharger le devis et non pas seulement la visualiser.

3.    Cliquez sur l'onglet "Pièces jointes" (Attachments). 

4.       Cliquez sur "Signer par courriel" (Sign via Email).

5.       Complétez la fenêtre pop-up de confirmation.

6.   Cliquez sur "Transmettre » (Send).

Comment utiliser la fenêtre de confirmation

Contact principal

Le contact principal provient directement de la fiche du client. 

Adresse électronique pour la signature

Il arrive que le contact avec lequel nous travaillons pour organiser l'événement ne soit pas autorisé à signer les devis. Le devis sera transmis à cette adresse électronique. Le système utilise par défaut l'adresse électronique du contact, mais celle-ci peut être modifiée.

Adresses électroniques CC

Il peut arriver que d'autres personnes que le signataire doivent recevoir un devis (nous recommandons fortement d'inclure le responsable de la restauration ou de l'organisation de l'événement), qui recevra le devis en même temps que le signataire.  Si vous devez transmettre le devis plusieurs personnes, il suffit seulement de séparer leurs adresses électroniques par une virgule. 

Message électronique personnalisé

Nous vous donnons un message électronique standard. N'hésitez pas à le personnaliser comme vous le souhaitez !

Signer en personne avec DocuSign

Nous savons qu'il y a des cas où vous devez recueillir une signature immédiatement - par exemple, le client n'a tout simplement pas signé en avance (lui avez-vous envoyé un devis en utilisant les autres étapes? C'est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir un devis signé) ou pour toute vente additionnelle ou ajout sur site. L'utilisation de la fonction "Signer en personne" vous permet d'obtenir une signature instantanée.

Pour l'utiliser, suivez toutes les étapes ci-dessus sur la transmission d’un devis. Au lieu de cliquer sur "Signer par courriel", cliquez sur "Signer en personne" et le devis s'affichera pour être signée directement dans DocuSign. Si vous utilisez une tablette, votre client peut signer directement sur place. 

Visualiser un devis signé

Si le client a signé la proposition à l'aide de Docusign, la mention "SIGNÉ" (Signed) s'affiche dans la page des pièces jointes (Attachment) de la commande.  Cliquez sur la pièce jointe pour ouvrir la proposition signée. DDD3

Questions fréquemment posées

Q : Est-il obligatoire d'utiliser DocuSign?

R : Oui ! Nous souhaitons recueillir le plus grand nombre de signatures possible, car c'est le meilleur moyen de garder un suivi des commandes signées.

Q : Mon établissement a besoin de devis personnalisés à l’image de marque. Pouvez-vous répondre à cette demande?

R : Absolument ! Il suffit d'transmettre une demande (ticket) au service d'assistance de Polaris et nous pourrons lancer le processus pour vous.