Getting Started with DocuSign

DocuSign is the leading platform for sending and receiving e-signatures. Encore partnered with DocuSign to embed this functionality into Polaris. Sending proposals via DocuSign is the fastest and easiest way to get signatures both before the event begins and for any on-site additions.

In this article, you will learn the basics of sending proposals with Docusign through Polaris.

Things to Know

Here are some things to know about DocuSign.
  • You don't need to leave Polaris to send proposals OR to get on-site signatures via DocuSign.
  • Using DocuSign is expected for every single proposal that we send out -- including on-site additions or changes that happen during the event.
Activating Your Account

You may have previously had an account in DocuSign or be logged in through a personal account. Be sure to log out completely. 

You are no longer required to have an individual DocuSign account.  Encore will use a globally shared account, Encore DocuSign Administrator.  The account is active and ready for use with Polaris.

How to Send a Proposal 

There are a few simple steps to sending a proposal out via DocuSign.  We will walk through the steps for just the basics and include an explanation of what each field does.

1. Go to a sales order.
2. Click "Download a Proposal".
3. Go to the Attachments page.

4. Click on "Sign Via Email"
5. Fill out the confirmation Pop-Up
6. Click Send

How to Use the Confirmation Pop-Up

Primary Contact
The primary contact is pulled directly from the customer record.  


Email Address for Signature
There are times when the contact we are working with to plan the event is not authorized to sign off on proposals. This is the email address that will receive the proposal. The system will default it to the contact's email address but this can be changed.

CC Email Addresses
There are going to be times when there are additional people that need to receive a proposal besides the signor (we highly recommend the Catering or Event Manager!) will receive the proposal to view at the same time as the signor. When we first rolled this out the CC'd emails only received a copy of the proposal after it was signed. This has been fixed. 

If you need to send the proposal to be viewed by multiple parties their emails just need to be separated by a comma. 

Custom Email Message
We give you a default email message. Feel free to update this to whatever you want!


Signing In Person with DocuSign
We know that there are instances when you need to collect a signature right away-- for example, the client just didn't sign early (did you send them a proposal using the other steps? It's the fastest and easiest way to get a signed proposal) or for any up-sells or on-site additions. Using the "Sign In-Person" feature means that you can get an instant signature.

To use this, follow all of the above steps for sending a proposal. Instead of clicking "Sign via Email" click "Sign In-Person" and the proposal will pop up to be signed directly in DocuSign on the device you are on. If you're on a tablet, your client can sign right there. 

Viewing a Signed Proposal
If the Client has signed the proposal using Docusign, the 'SIGNED' tag will be displayed in the Attachment page within the order.  Click on the attachment to open the signed proposal.


Frequently Asked Questions

Q: Is it required to use DocuSign?
A:  Yes! We want to collect as many signatures as we can and this is the best way to keep track of signed orders.

Q: My venue needs branded proposals. Is this something you can accommodate?
A:  Absolutely! Just send a ticket to Polaris@psav.com and we can start that process for you.

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Démarrer avec DocuSign

DocuSign est la principale plateforme d'envoi et de réception de signatures électroniques. Encore s'est associé à DocuSign pour intégrer cette fonctionnalité dans Polaris. L'envoi de devis via DocuSign est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir des signatures avant le début de l'événement et pour tous les ajouts sur place.

 

Dans cet article, vous apprendrez les bases sur l'envoi de devis avec DocuSign via Polaris.


Ce que vous devez savoir

Voici quelques informations à savoir sur DocuSign.

       Vous n'avez pas besoin de quitter l'application Polaris pour transmettre des devis OU pour obtenir des signatures sur place via DocuSign.

       L'utilisation de DocuSign est prévue pour chacun des devis que nous envoyons, y compris les ajouts ou les modifications effectués sur le site pendant l'événement.

 

Activer votre compte

Il se peut que vous ayez déjà eu un compte dans DocuSign ou que vous soyez connecté via un compte personnel. Assurez-vous de vous déconnecter complètement. 

 

L'activation de votre compte DocuSign est la toute première étape pour l’utilisation de DocuSign dans Polaris.  Vous avez reçu un courrier électronique de DocuSign vous invitant à activer votre compte. Suivez les liens pour devenir un utilisateur actif.

 

Comment transmettre un devis

L'envoi d’un devis via DocuSign se fait en quelques étapes simples et rapides. Nous allons passer en revue les étapes de base et expliquer la fonction de chaque champ.



1.   Ouvrez une commande client.

2.   Cliquez sur "Télécharger un devis" (Download).

      Vous devez absolument télécharger le devis et non pas seulement la visualiser.

3.    Cliquez sur l'onglet "Pièces jointes" (Attachments). 

4.       Cliquez sur "Signer par courriel" (Sign via Email).

5.       Complétez la fenêtre pop-up de confirmation.

6.   Cliquez sur "Transmettre » (Send).

 

Comment utiliser la fenêtre de confirmation

 

Contact principal

Le contact principal provient directement de la fiche du client. 

 

Adresse électronique pour la signature

Il arrive que le contact avec lequel nous travaillons pour organiser l'événement ne soit pas autorisé à signer les devis. Le devis sera transmis à cette adresse électronique. Le système utilise par défaut l'adresse électronique du contact, mais celle-ci peut être modifiée.

 

Adresses électroniques CC

Il peut arriver que d'autres personnes que le signataire doivent recevoir un devis (nous recommandons fortement d'inclure le responsable de la restauration ou de l'organisation de l'événement), qui recevra le devis en même temps que le signataire.  Si vous devez transmettre le devis plusieurs personnes, il suffit seulement de séparer leurs adresses électroniques par une virgule. 

 

Message électronique personnalisé

Nous vous donnons un message électronique standard. N'hésitez pas à le personnaliser comme vous le souhaitez !

 


 

Signer en personne avec DocuSign

Nous savons qu'il y a des cas où vous devez recueillir une signature immédiatement - par exemple, le client n'a tout simplement pas signé en avance (lui avez-vous envoyé un devis en utilisant les autres étapes? C'est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir un devis signé) ou pour toute vente additionnelle ou ajout sur site. L'utilisation de la fonction "Signer en personne" vous permet d'obtenir une signature instantanée.

 

Pour l'utiliser, suivez toutes les étapes ci-dessus sur la transmission d’un devis. Au lieu de cliquer sur "Signer par courriel", cliquez sur "Signer en personne" et le devis s'affichera pour être signée directement dans DocuSign. Si vous utilisez une tablette, votre client peut signer directement sur place. 

 

Visualiser un devis signé

Si le client a signé la proposition à l'aide de Docusign, la mention "SIGNÉ" (Signed) s'affiche dans la page des pièces jointes (Attachment) de la commande.  Cliquez sur la pièce jointe pour ouvrir la proposition signée. DDD3


 

Questions fréquemment posées

Q : Est-il obligatoire d'utiliser DocuSign?

R : Oui ! Nous souhaitons recueillir le plus grand nombre de signatures possible, car c'est le meilleur moyen de garder un suivi des commandes signées.

 

Q : Mon établissement a besoin de devis personnalisés à l’image de marque. Pouvez-vous répondre à cette demande?

R : Absolument ! Il suffit d'transmettre une demande (ticket) au service d'assistance de Polaris et nous pourrons lancer le processus pour vous. 

 



Creation date: 8/21/2020 3:14 PM (fjohnson@PSAV.COM)      Updated: 7/19/2021 11:30 AM (ddallas@psav.com)
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