Create a Full Credit

 
Instructions for Creating a Full Credit Order in Polaris
 
Remember, a CREDIT ORDER can only be created from a READY TO INVOICE (closed) or INVOICED ORDER.

1. Open your CLOSED or INVOICED ORDER and navigate to the order FINANCIALS tab

2.  Open the FINANCIALS tab, scroll down to the CREDITS section and click the   + CREDIT     button



3..3. Select “Billing Adjustment” or “Re-Bill”


-          Select “Billing Adjustment” if you simply want to credit all or some items.

-          Select “Re-Bill” if you are going to credit all or some items and are going to create a new order/invoice to issue to the customer.


This will open the CREDIT ORDER HEADER based on the information from the original order


4. On CREDIT ORDER HEADER, scroll down to Credit Order Details section and fill in required fields (those highlighted in GOLD

·         Credit Type – Defaulted from Financials page + CREDIT

o   Note – You can change this here if necessary

·         Credit Reason – Select the reason that best describes why you are issuing a credit

·         Credit Details –  Select Full Credit

o   Note - See partial credit instructions to create a partial credit

·         Credit Approver – Supervisor approving the credit

·         Credit Notes – Pertinent details regarding the credit reason




5.  Once all required fields are filled in, click    CREATE
This takes a snapshot of the original order (all rooms, all items including equipment, services and labor) and creates the CREDIT order in Confirmed Status.
All calculations now appear with parenthesis around them indicating negative numbers.

6.  Confirm that the numbers and rooms from the original order and the CREDIT ORDER match (billed revenue, net revenue, commissions, etc)

Original Order


Credit Order



In a FULL CREDIT, all items including equipment, services and labor, in all rooms are automatically selected for credit as indicated by the check boxes next to the Room Name, Item Section Name (Equipment/Services and Labor), Item Category Name (audio, video, lighting, etc) and the individual Item Names.
In order to view Item Sections, Categories and individual Room Items, click the single EXPAND carets or the EXPAND ALL carets.

7.  Close and Invoice Credit Order as you normally would.

The Credit Order will now appear in the Financials Tab of the Original Order





 
Instructions pour la création d’une commande de crédit complète dans Polaris
 
N’oubliez pas qu’un ORDRE DE CRÉDIT  ne peut être créé qu’à partir d’une COMMANDE PRÊTE À FACTURER (fermée)  ou  FACTURÉE.
 

1.       Ouvrez votre COMMANDE FERMÉE  ou  FACTURÉE  et accédez à l’onglet  FINANCES de   la commande


2.       Ouvrez l’onglet FINANCES,  faites défiler jusqu’à la section CRÉDITS et cliquez sur le  bouton  + CRÉDIT


3.       Sélectionnez « Rajustement de facturation » ou « Recharger »

 

·         Sélectionnez « Ajustement de facturation »  si vous souhaitez simplement créditer tout ou partie des articles.

·         Sélectionnez « Re-Facturer »  si vous allez créditer tout ou partie des articles et allez créer une nouvelle commande / facture à émettre au client.

 
 
 

Cela ouvrira l’ORDRE DE CRÉDIT HEADER  sur la base des informations de la commande originale

4.       Sur CREDIT ORDER HEADER, faites défiler jusqu’à la section Détails de la commande de crédit et remplissez les champs obligatoires (ceux surlignées dans GOLD

 

·         Type de crédit – Défaut de paiement de la page financières + CRÉDIT

                 Remarque - Vous pouvez changer cela ici si nécessaire

·         Raison de crédit –  Schoisissez la raison qui décrit le mieux pourquoivous émettez un crédit

·         Détails du crédit -  Schoisir crédit complet

               Remarque - Voir les instructions de crédit partiel pour créer un crédit partiel

·         Approbateur de crédit – Le superviseur approuve le crédit

·         Notes de crédit – Détails pertinents concernant la raison du crédit


5.       Une fois que tous les champs obligatoires sont renseignés, cliquez sur    CRÉER

Cela prend un instantané de la commande d’origine (toutes les pièces, tous les articles, y compris l’équipement, les services et la main-d’œuvre) et crée l’ordre DE CRÉDIT dans l’état confirmé.
Tous les calculs apparaissent maintenant avec des parenthèses autour d’eux indiquant des nombres négatifs.
 

6.       Confirmer que les numéros et les chambres de la commande d’origine  et de l’ORDRE  DE CRÉDIT correspondent (revenus facturés, revenus nets, commissions, etc.)

 
Commande originale

Ordre de crédit

 
Dans un CRÉDIT COMPLET,tous les articles, y compris l’équipement, les services et la main-d’œuvre, dans toutes les pièces sont automatiquement sélectionnés pour le crédit comme indiqué par les cases à cocher à côté du nom de la salle, du nom de la section de l’article (équipement / services et main-d’œuvre), du nom de la catégorie d’article (audio, vidéo, éclairage, etc.) et des noms d’articles individuels.
Afin d’afficher les sections d’élément, les catégories et les éléments individuels de pièce, cliquez sur les carets simples d’EXPANSION ou les carets de DÉVELOPPER TOUS.
 

7.       Fermer et facturer l’ordre de crédit comme vous le ferieznormalement.

 

              L’ordre de crédit apparaîtra maintenant dans l’onglet Finances de l’ordre d’origine

 
 
 
Creation date: 12/16/2021 1:44 PM (ddallas@psav.com)      Updated: 12/16/2021 2:05 PM (ddallas@psav.com)
Files   
DataImage12.png
28.1 KB
DataImage12[1].png
68.8 KB
DataImage20.png
70.4 KB
DataImage26.png
77.2 KB
DataImage31.png
109.5 KB
DataImage35.png
55.9 KB
DataImage53.png
49.5 KB
DataImage57.png
28.1 KB
DataImage95.png
63.8 KB
DataImage95[1].png
30.8 KB