Create a Partial Credit

Instructions for Creating a Partial Credit Order in Polaris

Remember, a CREDIT ORDER can only be created from a READY TO INVOICE (closed) or INVOICED ORDER.

  • Open your CLOSED or INVOICED ORDER and navigate to the order FINANCIALS tab



  • Scroll down to the CREDITS section and click the   + CREDIT     button


  • Select Billing Adjustment or Re-Bill when prompted
    • Selecting “Billing Adjustment”, all rooms and items from the original order will be included but none will be auto-selected for you. You will have to select the items you want to credit
    • Selecting “Re-Bill”, all rooms and items from the original order will be automatically selected for you. You will have to un-check those items you do not want to credit

    • Re-Bill also indicates that you are going to credit all or some items and are going to create a new order/invoice to issue to the customer

    • This will open the CREDIT ORDER HEADER based on the information from the original order


  • On CREDIT ORDER HEADER, scroll down to Credit Order Details section and fill in required fields (those highlighted in GOLD
    • Credit Type –  Defaulted selection from Financials page + CREDIT
      • Note: You can change the credit type here if necessary
    • Credit Reason – Select the reason that best describes why you are issuing a credit
    • Credit Details – Select Partial Credit
      • Note - See full credit instructions to create a full credit
    • Credit Approver – Supervisor approving the credit
    • Credit Notes – Pertinent details regarding the credit reason



  • Once all required fields are filled in, click     CREATE
    • This takes a snapshot of the original order (all rooms, all items including equipment, services and labor) and creates the CREDIT order in Confirmed Status.

  • Observe that the rooms from the original order appear within the CREDIT ORDER
    • Original Order
    • Credit Order


  • In a PARTIAL CREDIT, all items in all rooms from the original order including equipment, services and labor, are included in the credit but, unlike a FULL CREDIT, you have the ability to select or remove Room(s), Item Sections (Equipment/Services and Labor), Item Categories (audio, video, lighting), Items or Item Days you do or do not wish to credit.

    Please note that, for now, in this current New Design, you can’t credit a single item unless it’s quantity is 1. For example, if the Order contains 4 wireless microphones and you want to credit back 1 of them, you will have to credit all 4 and re-bill for three.

    In order to view Item Sections, Categories, individual Room Items and Room Item Details, click the single EXPAND carets or the EXPAND ALL carets.  



    • To credit a Room, an Item Section, an Item Category or an Item, select the check box next to it.


    • To remove a Room, an Item Section, an Item Category or an Item from the credit, un-check the box next to it.



    • To add or remove credit days from an Item, expand the Item to reveal the details including the Calendar function.
      If you want to credit specific days, hold down your CTRL key to add or remove individual days or hold down your SHIFT key to add or remove a range of days.



      Again, please note that in this current New Design, you can’t credit a single item unless it’s quantity is 1. For example, if the Order contains 4 wireless microphones and you want to credit back 1 of them, you will have to credit all 4 and re-bill for three.

  • Once you’ve selected all of the items you wish to credit, click   SAVE    This wil update the credit order totals and save the credit order.



  • Print and review your Credit Order

  • Close and Invoice Credit Order as you normally would.
    The Credit Order will now appear in the Financials Tab of the Original Order

Instructions pour la création d’une commande de crédit complète dans Polaris
 
N’oubliez pas qu’un ORDRE DE CRÉDIT  ne peut être créé qu’à partir d’une COMMANDE PRÊTE À FACTURER (fermée)  ou  FACTURÉE.

1.       Ouvrez votre COMMANDE FERMÉE  ou  FACTURÉE  et accédez à l’onglet  FINANCES de   la commande



2.       Ouvrez l’onglet FINANCES,  faites défiler jusqu’à la section CRÉDITS et cliquez sur le  bouton  + CRÉDIT


3.       Sélectionnez « Rajustement de facturation » ou « Recharger »


1.       Sélectionnez « Ajustement de facturation »  si vous souhaitez simplement créditer tout ou partie des articles.

2.       Sélectionnez « Re-Facturer »  si vous allez créditer tout ou partie des articles et allez créer une nouvelle commande / facture à émettre au client.



 
Cela ouvrira l’ORDRE DE CRÉDIT HEADER  sur la base des informations de la commande originale

4.       Sur CREDIT ORDER HEADER, faites défiler jusqu’à la section Détails de la commande de crédit et remplissez les champs obligatoires (ceux surlignées dans GOLD


1.       Type de crédit – Défaut de paiement de la page financières + CRÉDIT

                 Remarque - Vous pouvez changer cela ici si nécessaire

2.       Raison de crédit –  Schoisissez la raison qui décrit le mieux pourquoivous émettez un crédit

3.       Détails du crédit -  Schoisir crédit complet

               Remarque - Voir les instructions de crédit partiel pour créer un crédit partiel

4.       Approbateur de crédit – Le superviseur approuve le crédit

5.       Notes de crédit – Détails pertinents concernant la raison du crédit


5.       Une fois que tous les champs obligatoires sont renseignés, cliquez sur    CRÉER

Cela prend un instantané de la commande d’origine (toutes les pièces, tous les articles, y compris l’équipement, les services et la main-d’œuvre) et crée l’ordre DE CRÉDIT dans l’état confirmé.
Tous les calculs apparaissent maintenant avec des parenthèses autour d’eux indiquant des nombres négatifs.

6.       Confirmer que les numéros et les chambres de la commande d’origine  et de l’ORDRE  DE CRÉDIT correspondent (revenus facturés, revenus nets, commissions, etc.)


Commande originale


Ordre de crédit



Dans un CRÉDIT COMPLET,tous les articles, y compris l’équipement, les services et la main-d’œuvre, dans toutes les pièces sont automatiquement sélectionnés pour le crédit comme indiqué par les cases à cocher à côté du nom de la salle, du nom de la section de l’article (équipement / services et main-d’œuvre), du nom de la catégorie d’article (audio, vidéo, éclairage, etc.) et des noms d’articles individuels.
Afin d’afficher les sections d’élément, les catégories et les éléments individuels de pièce, cliquez sur les carets simples d’EXPANSION ou les carets de DÉVELOPPER TOUS.
 

7.       Fermer et facturer l’ordre de crédit comme vous le ferieznormalement.


              L’ordre de crédit apparaîtra maintenant dans l’onglet Finances de l’ordre d’origine
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Creation date: 12/16/2021 1:45 PM (ddallas@psav.com)      Updated: 12/16/2021 2:37 PM (ddallas@psav.com)
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