Polaris Release Notes Ver 5.22 - January 31, 2022

VERSION 5.22

Live January 31, 2022


- WHAT’S NEW –



COPY ORDER REDESIGN

The copy order functionality has been updated for a better experience.  The significant change is being able to copy an order to another GL Center.


1.       A new Copy Order button has been added to the order



  • Start the copy from the order that needs to be copied
  • The copy function has been removed from the Events page

2.       Search for an Opportunity to copy the order to and select the Rooms to copy



  • Must be an exact Opportunity ID
  • By default, canceled rooms are not selected, but all other rooms will be selected

3.       When the new order is created

  • The customer information is derived from the Opportunity
  • Price List is from the GL Center
  • The settings (SC, CC, DW, LOB, Commission Type,Discount) are applied as follows:
    • If copied order is Quote, Tentative, Confirmed, Option:  use settings from the copied order
    • If copied order is Invoiced or Cancelled:  use default settings from GL Center

  • All other settings derive from copied order
    • Billing Type, LOB, Currency, Language

  • The Start Date will equal the Opportunity Start Date
  • The End Date will be the Opportunity Start Date + Number of days of the order
    • Example:  Copied Order Dates: 01-Aug-20 – 05-Aug-20 (5 days)
    • Opportunity Start Date:  01-Nov-22
    • New Order End Date: 05-Nov-22

4.       When the Rooms are created

  • Room Name = Unassigned
  • Primary Inventory:  from GL Center
  • All other settings come from the copied order header
  • Room notes are copied from original order
  • The Room start date will adjust from the order start date.  For example, if room A started on day three in the original order, the copied room will start on day three.

5.       When the Items are created


  • Unit Price, Rate Type, and Disc%:  default from the new Order Header
    • If the labor item is not on the newly copied order’s price list, the item will copy with original order pricing and move all hours to Standard.  A warning icon will indicate that item is not on the price list.
  • Sourcing from the Primary Inventory if available, else will be short
  • Item notes are copied from the original order
  • All other settings derive from copied order


INTRODUCED WARNING ICON WHEN AN ADDED ITEM IS NOT ON THE DEFAULT PRICE LIST

When an item, equipment or labor, is added to an order that is not on the default price list a warning icon will be displayed next to the item.  This will help recognize items copied from one GL Center to another GL Center that are not on the new order price list.

Hover over the icon will display the message "item no on current price list"






ROOM DESCRIPTION ADDED TO THE P/D REPORT

The Room Description is added to the Room name, and the Rooms will be sorted by [Room Name – Room Description] if Rooms have the same name (Other or Unassigned).




ADDED INFORMATION SENT TO MONERIS DURING CREDIT CARD PROCESSING

ORDER ID = will appear as ON03602212-1234

  • ON03 is the venue name of the associated executing group.  Use only 1st four characters of the associated venue group.  If Executing venue group ID is null, use venue group name of the GL Center.
  • 602212 is the Polaris order number
  • 1234 is the unique OrderPaymentId.


CUSTOMER ID = uses the Accounting ID



POLARIS VERSION ADDED TO USER PROFILE DROP-DOWN MENU







– CHANGES AND UPDATES –

The following items were defects that have been fixed with this release



PREVENT THE BILLING TYPE TO BE CHANGED ONCE BILLING IS STARTED

The Billing Type cannot be changed once the first day of a Master Bill Order set for Partial Billing has been invoiced.



RESOLVE SHORTS BY SUBSTITUTING FROM OWN INVENTORY

From the Resolve All Shorts page, the GL Center owned inventory is included in the available options to substitute equipment from.



CREDIT ORDER UPDATES

  • If a Partially Billed order gets credited, the Credit will only get created for the credited days. 
  • If an order gets partially credited, the proposal/invoice will not print categories with items not credited.


CHANGING THE ITEM RATE TYPE WILL NOT RESET THE ITEM PRICE TO ZERO

When the Rate Type changed, the Unit Price was updated to $0.  For example, if an item were added with a Unit Price of $10, the price would change to $0 if the Rate Type changed to Weekly.

CHANGE:  Once the item is added to the order, the unit price will not change if the Rate Type changes.   This also applies if the unit price gets changed manually.



THE PAYMENT RECEIPT HAS BEEN UPDATED


  • The logo is updated to Encore
  • The User ID replaced with the User Name


 




– WHAT’S BEEN FIXED –

The following items were defects that have been fixed with this release


  • The time displayed on 2.0 Invoice was in Greenwich Mean Time, it has been updated to display the current time of the local computer
  • Unchecking the DO NOT FILL checkbox from Manage Equipment was changing the Delivery & Pick up Date
  • The SAVE button was not active after copying labor shifts, preventing labor from saving
  • The ability to scan an asset by serial number has been disabled to prevent a conflict where the serial number and SKU number are the same
  • Pull List was not grouping by Room
  • Flowsheets could not be printed when room count exceeded 128 rooms in a single day
  • Labor in the category summary section of the Proposal has been translated to Main-d’oeuvre
  • In some cases the Proposal was unable to be exported to CSV.  The function query was made more efficient


We very much appreciate all the feedback we have been receiving!  Keep bringing items up to us as we move forward on making Polaris better for you.

Thanks so much!


THE POLARIS CUSTOMER SUPPORT TEAM



VERSION 5.22
En vigueur depuis le 31 janvier, 2022

- QUOI DE NEUF -


REFONTE DE LA COPIE D'UNE COMMANDE

La fonctionnalité de copier une commande a été améliorée afin d'offrir une meilleure expérience. Le changement le plus important est la possibilité de copier une commande
vers un autre centre de coûts.

1.  Un nouveau bouton copier la commande a été ajouté à la commande


  • Débutez la copie à partir de la commande qui doit être copiée
  • La fonction de copie a été supprimée de la page événements

2.  Recherchez une opportunité dans laquelle copier la commande et sélectionnez les salles à copier


  • Doit être un identifiant d'opportunité précis
  • Par défaut, les salles annulées ne sont pas sélectionnées, mais toutes les autres salles le seront

3.  Lorsque la nouvelle commande est créée
  • Les informations sur le client sont extraites de l'opportunité
  • La liste de prix provient du centre de coûts
  • Les paramètres (frais de service (sc), câbles et consommables (c&c), assurance pertes et dommages (dw), secteur d'activité (lob), type de commission, rabais) sont appliqués comme suit:
    • Si la commande copiée est de type devis, tentatif, confirmé, option : utiliser les paramètres de la commande copiée
    • Si la commande copiée est facturée ou annulée : utiliser les paramètres par défaut du centre de coûts
  • Tous les autres paramètres proviennent de la commande copiée
    • Type de facturation, secteur d'activité (lob), devise, langue
  • La date de début sera identique à celle de l'opportunité
  • La date de fin sera celle du début de l'opportunité + le nombre de jours de la commande
    • Exemple : Dates de commande copiées : 01-Août-20 - 05-Août-20 (5 jours)
    • Date de début de l'opportunité : 01-Nov-22
    • Date de fin de la nouvelle commande : 05-Nov-22

4.  Lorsque les salles sont créées
  • Nom de la salle = non attribué (unassigned)
  • Inventaire principal : à partir du centre de coûts
  • Tous les autres paramètres proviennent de l'en-tête de la commande copiée
  • Les notes des salles sont copiées à partir de la commande originale
  • La date de début de la salle sera ajustée à partir de la date de début de la commande. Par exemple, si la salle A commençait le troisième jour dans la commande originale, la salle copiée commencera le troisième jour

5.  Lorsque les items sont créés
  • Prix unitaire, type de tarif et pourcentage de rabais : par défaut du nouvel en-tête de commande
    • Si un item de la main-d'œuvre ne figure pas sur la liste de prix des commandes nouvellement copiées, l'item sera copié avec le prix de la commande d'origine et toutes les heures passeront au mode standard. Une icône d'avertissement indiquera que l'item ne figure pas sur la liste de prix.
  • Approvisionnement à partir de l'inventaire principal s'il est disponible, sinon il sera non disponible
  • Les notes des items sont copiées à partir de la commande originale
  • Tous les autres paramètres proviennent de la commande copiée

UNE ICÔNE D'AVERTISSEMENT INTRODUITE

Lorsqu'un item, équipement ou main d'œuvre, est ajouté à une commande qui ne figure pas sur la liste de prix par défaut, une icône d'avertissement s'affiche à côté de l'item. Cela permettra de reconnaître les items copiés d'un centre de coûts à un autre qui ne figurent pas dans la liste de prix de la nouvelle commande.






AJOUT D'UNE DESCRIPTION DE LA SALLE DANS LE RAPPORT LIVRAISON/CUEILLETTE (P/D)

La description de la salle est ajoutée au nom de la salle, et les salles seront triées par
[nom de de salle - description de salle] si les salles ont le même nom (autre ou non attribué).






INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ENVOYÉES À MONERIS
PENDANT LE TRAITEMENT DES CARTES DE CRÉDIT

L'IDENTIFIANT DE LA COMMANDE = apparaîtra comme ON03602212-1234
ON03 est le nom du site associé au groupe d'exécution. Utilisez uniquement les quatre premiers caractères associés au groupe de sites. Si l'identifiant du groupe d'exécution est nul, utiliser le nom du groupe d'exécution du centre de coûts.
602212 est le numéro de commande Polaris
1234 est l'identifiant unique pour le paiement de la commande
IDENTIFIANT DU CLIENT = utilise l'identifiant comptable





LA VERSION DE POLARIS A ÉTÉ AJOUTÉE AU MENU DÉROULANT DU PROFIL DE L'UTILISATEUR







– MODIFICATIONS ET MISES À JOUR –

Les éléments suivants étaient des problèmes qui ont été corrigés dans cette version


EMPÊCHER LA MODIFICATION DU TYPE DE FACTURATION UNE FOIS LA FACTURATION DÉBUTÉE

Le type de facturation ne peut pas être modifié lorsque le premier jour d'une commande de facture principale définie pour une facturation partielle a été facturé.



RÉSOUDRE TOUT CE QUI EST NON DISPONIBILE EN SUBSTITUANT
À PARTIR DE SON PROPRE INVENTAIRE

À partir de la page résoudre tout ce qui est non disponible, l'inventaire du centre de coûts est inclus dans les options disponibles pour substituer l'équipement.




MISES À JOUR DES COMMANDES CRÉDITÉES

Si une commande partiellement facturée est créditée, le crédit ne sera créé que pour les jours crédités.
Si une commande est partiellement créditée, la proposition/facture n'imprimera pas les catégories avec les items non crédités.





LE PRIX DE L'ITEM NE CHANGERA PAS SI LE TAUX CHANGE

Lorsque le type de tarif changeait, le prix unitaire était remis à 0 $. Par exemple, si un item était ajouté avec un prix unitaire de 10 $, le prix passait à 0 $ si le type de tarif devenait hebdomadaire.
CHANGEMENT: Une fois l'item ajouté à la commande, le prix unitaire ne changera pas si le type de tarif change. Cela s'applique également si le prix unitaire est modifié manuellement.



LE REÇU DE PAIEMENT A ÉTÉ MIS À JOUR

Le logo a été remplacé par Encore
L'identifiant de l'utilisateur a été remplacé par le nom de l'utilisateur









– CE QUI A ÉTÉ CORRIGÉ –

Les éléments suivants étaient des problèmes qui ont été corrigés dans cette version

  • L'heure affichée sur la facture 2.0 était en fonction du temps universel (Greenwich Mean Time), elle a été mise à jour pour afficher l'heure actuelle de l'ordinateur local
  • Le fait de décocher la case ne pas combler (do not fill) dans le menu gestion des équipements modifiait la date de livraison et de cueillette
  • Le bouton SAUVEGARDER n'était pas actif après avoir copié les quarts de travail, ce qui empêchait la main-d'œuvre d'être sauvegardée
  • La possibilité de numériser un actif par numéro de série a été désactivée afin d'éviter un conflit lorsque le numéro de série peut correspondre au même numéro d'UGS (sku)
  • La liste d'extraction (pull list) n'était pas groupée par salle
  • Les feuilles de route ne pouvaient pas être imprimées lorsque le nombre de salles dépassait 128 salles en un seul jour
  • Le terme labor dans la section résumé de la catégorie dans la proposition a été traduit par Main-d’oeuvre
  • Dans certains cas, la proposition n'a pas pu être exportée au format de fichier CSV


Nous apprécions grandement tous les commentaires que nous avons reçus ! Continuez à nous les communiquer afin que nous puissions continuer à améliorer Polaris pour vous.
Merci beaucoup!


L'ÉQUIPE DE SOUTIEN À LA CLIENTÈLE DE POLARIS
Creation date: 1/25/2022 4:35 PM (ddallas@psav.com)      Updated: 1/27/2022 3:58 PM (ddallas@psav.com)
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